Pendant l'été, une foule de questions RH font leur rentrée annuelle... code vestimentaire, pique-niques et sorties organisés par l'entreprise, calendrier des vacances, maladie du vendredi et plus encore. Voici quelques suggestions pour passer un été sans soucis :
1. Clarifier le code vestimentaire d'été
En été, le concept de la tenue d'affaires décontractée semble devenir matière à interprétations. Ne manquez pas de clarifier la position de votre organisation en ce qui a trait à la tenue vestimentaire, par exemple aux capris, aux shorts, aux hauts sans manches, au type de complet, à la surexposition, aux chaussures ouvertes, aux tongs, etc. Peu importe les règles établies, elles doivent s'appliquer à tous les employés (sans égard au sexe, à la race ni à d'autres facteurs démographiques) et leur être communiquées clairement, de préférence par écrit.
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Voici quelques réponses de nature juridique à cette importante question.
Apparence personnelle au travail (article)
L'employeur a le droit de réglementer l'apparence personnelle de ses employés?
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2. Planifier une sortie estivale
Les sorties et les pique-niques d'entreprise vous donnent l'occasion de saluer le travail accompli par votre équipe et de célébrer les réussites. De plus, ils offrent aux employés une bonne occasion de créer des liens et de socialiser à l'extérieur du milieu de travail. Dans la région de Montréal, songez à une initiation au bateau dragon, à Saute-moutons, à d'Arbre en Arbre ou à une sortie culturelle. Plusieurs employeurs prévoient pendant l'été des parties de golf, des barbecues, des parties de baseball. Servir un repas, organiser une tombola, prévoir des prix et inviter la famille des employés sont tous des gages de sorties d'entreprise réussies.
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3. Passer à l'horaire d'été
L'été, les employés et leur famille ont généralement besoin de plus de flexibilité alors que les enfants ne sont pas en classe, que les horaires sont plus chaotiques et que tous ont une envie folle de profiter du beau temps. Dans la mesure du possible, permettez aux employés d'adopter un horaire plus flexible pour parvenir à une meilleure conciliation travail-vie personnelle. Certaines entreprises offrent des avantages saisonniers. Par exemple, la journée s'achève plus tôt le vendredi, les employés peuvent comprimer leur semaine, l'horaire de travail est modifié, les heures sont réduites, etc. Ces mesures requinquent toujours le moral des troupes.
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La jurisprudence reconnaît généralement à l'employeur le droit de réglementer l'apparence physique des salariés. Ces droits ne sont toutefois pas absolus...
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4. Gérer la maladie du vendredi
L'été, la maladie du vendredi, les départs hâtifs et les arrivées tardives sont des phénomènes qui s'amplifient. Votre entreprise doit avoir des politiques pour gérer de telles situations. Le moment pourrait être fort bien choisi pour réexaminer vos politiques en matière d'assiduité et de ponctualité. Mais ce qui importe encore davantage, c'est de tenter de résoudre les véritables problèmes qui font en sorte que les employés s'absentent. Auraient-ils besoin de plus de flexibilité? De plus de congés? Sont-ils épuisés? Passer à l'horaire flexible au cours de l'été allège tous ces types de problèmes. Alors, laissez-les gérer leur temps. L'utilisation de banques d'heures chômées et rémunérées constitue une autre solution efficace.
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5. Garder le rendement à l'œil
Parlant de résultats, le premier trimestre est terminé, et c'est le moment parfait pour les rencontres entre employés et superviseurs au cours desquelles on évaluera les progrès accomplis par rapport aux cibles et aux objectifs clés qui ont été établis en début d'année. Bien qu'une rétroaction continue soit toujours préférable, incitez les superviseurs à rencontrer les membres de leur équipe à la mi-année (c'est vraiment l'absolu minimum) afin de discuter avec eux de leur rendement. Ainsi, soit les employés corrigeront le tir, s'il y a lieu, soit ils ne seront pas étonnés des résultats de leur évaluation en fin d'année. Si le rendement est inférieur à la norme, prenez des mesures pour assurer le coaching ou le mentorat de l'employé concerné afin de l'améliorer.
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6. Rafraîchir le programme de bien-être
Les coûts des soins de santé sont un enjeu majeur pour plusieurs employeurs. Mais les initiatives ciblant le bien-être sont une solution efficace pour veiller à la bonne santé de sa main-d'œuvre et diminuer ses frais. Coordonnez quelques activités à l'extérieur cet été. Par exemple, des séances d'entraînement à l'extérieur, des programmes de marche, des matchs sportifs amicaux à l'heure du dîner, etc. L'été, comme on accède à une profusion de produits alimentaires frais, c'est aussi le moment rêvé pour entreprendre des activités éducatives sur la nutrition.
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Le ressourcement est important pour tout employé et employeur, et l'été est la période tout indiquée pour y veiller!
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7. Planifier les longs week-ends
Avec l'été viennent trois longs week-ends : la fête nationale, la fête du Canada et la fête du Travail. Ne manquez pas de clarifier les journées de congé dont les employés profiteront à ces occasions. En plus du personnel en vacances, plusieurs employés pourraient souhaiter prendre congé pour prolonger la pause. Aussi, veillez à coordonner le tout pour éviter les services fantômes.
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8. Inciter les employés à partir en vacances et régler les problèmes de dates
Incitez le personnel à prendre des vacances et mettez en œuvre un procédé brillant pour la planification de l'horaire des vacances. Veillez à accorder les vacances de la façon la plus juste et la plus efficace. Pour les organisations qui éprouvent des difficultés sur ce plan, voici quelques suggestions :
- Ayez recours à un planificateur de vacances ou à un autre système de planification des vacances.
- Rappelez aux employés que les besoins de l'entreprise sont prioritaires.
- Demandez aux employés de prévoir leurs vacances.
- Demandez aux membres de l'équipe de coordonner les périodes de vacances entre eux ou de les gérer de façon autonome.
- Organisez un système de demande de vacances.
- Rédigez une politique qui précise les critères qui régiront l'approbation des vacances (premier arrivé, premier servi, ancienneté, rotation, etc.).
- Précisez les limites, c'est-à-dire indiquez clairement que les personnes dotées des mêmes compétences ne peuvent toutes s'absenter en même temps.
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9. Organiser le transfert de responsabilités
Nous l'avons tous vécu! Un employé est en vacances, un pépin survient et personne (sauf l'absent) ne sait comment gérer la situation. Le transfert des connaissances liées aux postes cruciaux de votre organisation constitue une façon de vous couvrir sur tous les plans quand les gens partent en vacances.
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10. Préserver l'engagement des troupes
Il est fréquent que les RH se retiennent de lancer des initiatives pendant l'été, surtout des programmes de perfectionnement. Mais il est important de continuer les activités de formation et de perfectionnement ainsi que les autres activités qui suscitent l'engagement des employés.
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