Guide d’information sur le processus de formation continue

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Miser sur son développement

L’objectif visé par la formation continue est de maintenir à jour et d’élargir les compétences des professionnels. L’environnement étant en constant changement, les connaissances acquises durant les études doivent continuellement être renouvelées pour assurer une pratique exemplaire tout au long de la carrière. C’est pourquoi, au Québec, plus de vingt ordres professionnels ont instauré un programme de formation continue, de façon à offrir à leurs membres les outils de perfectionnement les mieux adaptés à leurs besoins.

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Qui est soumis au programme de formation continue?

Tous les membres de l’Ordre (CRHA et CRIA), sauf ceux qui ont le statut de membre retraité, de candidat ou d’affilié étudiant.

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Les exigences générales

Le CRHA ou CRIA doit accumuler au moins 60 heures de formation continue en lien avec sa pratique professionnelle par période de référence de trois ans.

La première période de référence s’étend du 1er avril 2012 au 31 mars 2015.

Les heures de formation excédentaires (au-delà de 60) effectuées au cours d’une période de référence ne sont pas transférables à la période suivante. Par contre, il n’y a pas de nombre minimal d’heures requis pour chacune des trois années d’une période de référence.

Pour la première période de référence, les activités suivies entre le 1er septembre 2011 et le 31 mars 2012 seront reconnues jusqu’à concurrence de 7 heures de développement.

Certains types d’activités sont limités à un minimum ou à un maximum d’heures admissibles par période de référence :

• un maximum de 15 heures pour les activités d’auto-apprentissage;
• un maximum de 10 heures pour le perfectionnement ou l’acquisition de compétences informatiques et linguistiques;
• un maximum de 10 heures pour les activités de mentorat;
• au moins 2 heures sur la déontologie.

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Le type de contenu reconnu

L’activité de formation doit avoir un lien direct avec l’un des différents champs de pratique de la profession. Veuillez vous référer au Guide des compétences pour plus de détails sur les compétences et les champs de pratique :

• Compétences fondamentales :
  • exercice du rôle-conseil;
  • contribution à l’atteinte des objectifs et à l’essor de l’organisation;
  • promotion de la profession et contribution à son développement;
• Compétences spécialisées :
  • gestion stratégique de l’organisation et planification des ressources humaines;
  • gestion de la dotation;
  • gestion du développement des compétences;
  • gestion des relations du travail;
  • gestion de la rémunération globale;
  • gestion du développement organisationnel;
  • gestion de la santé et de la sécurité en milieu de travail.
• Compétences personnelles : Le guide comprend également une section sur les compétences personnelles; les activités de formation sur ces compétences sont acceptées.

L’activité de formation peut aussi concerner le développement des compétences liées au code de déontologie des membres ou à la gestion des systèmes d’information sur les ressources humaines.

Le Guide est disponible à l’adresse suivante : www.portailrh.org/formationcontinue/guide. Il vous propose également un exercice d’auto-évaluation qui vous permet de faire le point sur vos compétences actuelles et sur vos besoins de développement.

Activité sur un sujet obligatoire

Le CRHA ou CRIA doit suivre au moins 2 heures de développement sur la déontologie par période de référence. Il peut s’agir d’une activité d’auto-apprentissage telle que lectures, activité de formation ou autres. S’il s’agit d’une activité de lecture, elle comptera alors dans les heures prévues pour les activités d’autoapprentissage. Veuillez noter que l’Ordre offre une formation en ligne gratuite sur ce sujet, à l’adresse suivante : www.portailrh.org/deontologie/. Cette formation entre dans la catégorie « cours de formation ».

Autres contenus admissibles

Le programme prévoit l’admissibilité des activités de développement sur des sujets tels que les connaissances linguistiques ou informatiques, si telles connaissances sont requises pour l’exercice professionnel du membre. Un CRHA ou CRIA pourra donc faire reconnaître jusqu’à un maximum de 10 heures de formation pour ces deux sujets réunis (et non pour chacun) par période de référence. Par compétences linguistiques, nous entendons les cours de français ou d’une autre langue, dans la mesure où celle-ci est nécessaire dans le cadre du travail. Par ailleurs, nous entendons par compétences informatiques, l’apprentissage ou le perfectionnement relatif aux applications usuelles telles que la suite Office ou autres logiciels bureautiques.

Les activités de formation sur les bases de données spécifiques à la gestion des ressources humaines sont quant à elles directement liées à la profession et, par conséquent, non soumises à un maximum d’heures admissibles.

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Les types d’activités reconnues

Le CRHA ou CRIA doit choisir parmi différents types d’activités tels que :

• cours de formation;
• cours offerts par un établissement d’enseignement;
• colloques, congrès ou conférences;
• préparation et présentation d’une formation ou d’une conférence;
• rédaction et publication d’articles spécialisés ou d’ouvrages;
• participation à un groupe de discussion ou de codéveloppement;
• participation à un projet de recherche;
• activités d’auto-apprentissage;
• activités de mentorat.

Ces activités peuvent avoir été présentées à l’Ordre pour fins de préapprobation ou non. Elles doivent être d’une durée minimale d’une heure, sauf pour ce qui est des activités d’auto-apprentissage (voir section Le calcul des heures de formation continue).

Une activité qui a lieu en même temps qu’un repas n’est pas admissible (ex. : déjeuner ou dîner-conférence).

À titre d’exemple, si vous participez à une conférence d’une heure qui se tient de 8 h 30 à 9 h 30 et qui est précédée d’un déjeuner de 8 h à 8 h 30, cette conférence est admissible puisque les deux activités sont bien distinctes et que la conférence dure un minimum d’une heure.

Veuillez noter qu’il vous est possible de déclarer une activité que vous avez aussi déclarée auprès d’un autre Ordre ou d’une association professionnelle.

Par exemple, une activité en gestion des relations du travail reconnue par le Barreau est aussi admissible à l’Ordre.

Les activités de développement préapprouvées

L’Ordre a instauré un mécanisme de préapprobation des activités offertes par des organismes ou personnes externes afin d’élargir l’éventail proposé à ses membres. Ainsi, si le plan de cours d’une activité de formation a été approuvé par l’Ordre, vous êtes assuré qu’elle est reconnue aux fins de la formation continue. Il peut s’agir de conférences dans le cadre d’un colloque ou d’un congrès ou de formations.

Ces activités préapprouvées affichent le sceau de l’Ordre.

Vous trouverez dans le site Internet de l’Ordre une liste de toutes les activités de formation préapprouvées ou offertes par l’Ordre (www.portailrh.org/formationcontinue/formations.aspx) ainsi que le nombre d’heures reconnues pour chacune. Une activité qui n’a pas été préapprouvée peut tout de même être admissible. Le membre doit toutefois s’assurer qu’elle respecte les critères d’admissibilité et conserver tous les documents relatifs à cette activité aux fins d’une éventuelle audition.

Pour être reconnue, toute activité doit s’inscrire dans l’une ou l’autre des catégories suivantes :

1. Cours de formation
   Tous les cours de formation de plus d’une heure entrent dans cette catégorie. Qu’il s’agisse de cours organisés ou non par l’Ordre ou reconnus ou non par l’Ordre, ils sont admissibles s’ils permettent le développement de compétences tel que vu dans la section « Le type de contenu reconnu ». Il peut aussi s’agir d’une activité de formation organisée dans l’entreprise du membre (autre qu’une formation à la tâche).
   
   Toutes les sessions de formation, qu’elles soient en salle, en ligne, sous forme de webinaires ou d’ateliers, sont reconnues comme de la formation continue.
    
2. Cours offerts par un établissement d’enseignement
   Les cours de niveau universitaire suivis dans un établissement d’enseignement sont reconnus dans la formation continue à la condition qu’ils soient terminés et réussis. Pour comptabiliser les heures, vous devez indiquer la durée de la formation totale à l’exclusion du temps alloué aux devoirs, à la préparation et aux pauses. Les pauses sont calculées sur la base de 10 minutes par heure de cours. Ainsi, un cours qui s’étend sur 15 semaines à raison de 3 heures par semaine (donc 2,5 heures sans les pauses), compte pour 37,5 heures de formation continue (soit 15 x 2,5 = 37,5 h). Les périodes réservées aux examens constituent des heures admissibles.
    
3. Colloques, congrès ou conférences
   Les colloques ou congrès sont aussi des activités reconnues dans le programme de formation continue. Pour les comptabiliser correctement, vous devez additionner le nombre d’heures passées dans chacune des conférences et ateliers sans compter les périodes de repas, les visites au salon des exposants ni les pauses. Seuls les thèmes reliés à la pratique professionnelle peuvent être considérés.
    
4. Préparation et présentation d’une formation ou d’une conférence
   Un CRHA ou CRIA qui donne une formation sur un sujet relié à la gestion des ressources humaines ou aux relations industrielles peut faire reconnaître cette activité comme de la formation continue. Il peut s’agir d’une formation conçue au travail pour d’autres employés ou donnée dans le cadre d’un programme de formation offert par un organisme spécialisé en la matière. Pour que cette formation soit reconnue, il faut que la présentation formelle et le plan de cours détaillé l’accompagnent. Le temps de préparation et le temps alloué à la formation peuvent être comptabilisés sur la base de calcul suivante : 3 heures de préparation pour 1 heure de présentation. Ainsi, une formation qui dure 7 heures vous permet de déclarer un maximum de 21 heures de préparation. Cette activité représente donc au total 28 heures de formation continue.
   
   Notez toutefois qu’une présentation et sa préparation ne peuvent être comptabilisées qu’une fois à l’intérieur d’une période de référence.
   
   Enfin, si des modifications à la formation sont apportées (au minimum 50 % du contenu), ces heures sont aussi admissibles selon la même base de calcul.
   
   Si vous êtes deux formateurs pour préparer et présenter une même formation, vous pouvez chacun indiquer le nombre d’heures total de préparation et de présentation.
    
5. Rédaction et publication d’articles ou d’ouvrages spécialisés
   Les heures consacrées à la préparation et à la rédaction d’un article sur un sujet relié à la gestion des ressources humaines ou aux relations industrielles pour publication dans une revue reconnue dans le milieu (ou dans un quotidien) peuvent être comptabilisées dans la formation continue. Par exemple, un CRHA ou CRIA qui écrit une chronique sur la gestion des ressources humaines dans un journal tel que Les Affaires ou qui rédige un article dans une revue de gestion telle qu’Effectif, Gestion ou HR Magazine peut enregistrer ces heures dans son dossier de formation continue. La rédaction d’un ouvrage spécialisé dans le domaine est aussi admissible.
   
   Pour déclarer les heures de rédaction, vous devez utiliser une norme de calcul précise, soit 3 heures de rédaction pour chaque tranche de 1500 mots. Si le texte contient moins de 1500 mots, 1,5 heure pourra être reconnue.
   
   Ainsi, si vous écrivez un article de 2000 mots, 3 heures sont admissibles pour cette activité. Si le texte contient 3100 mots, alors 6 heures peuvent être comptées.
   
   Si vous êtes deux personnes pour rédiger un même article, vous pouvez chacun indiquer le nombre d’heures total de préparation et de rédaction.
    
6. Participation à un groupe de discussion ou de codéveloppement
   La participation à un groupe de discussion ou de codéveloppement portant exclusivement sur la gestion des ressources humaines ou en relations industrielles, avec des pairs spécialisés dans ce domaine d’activité, est reconnue comme de la formation continue. Toutes les heures passées en discussion active sont admissibles, à l’exclusion des pauses et repas et des périodes consacrées au réseautage. Le temps alloué à la préparation d’une discussion ne peut être inclus dans les heures de formation continue.
   
   Les groupes de discussion et de codéveloppement offerts et encadrés par l’Ordre sont admissibles. Dans ce cas, les informations requises telles que le plan indiquant les sujets abordés, la signature des participants présents ainsi que leur titre d’emploi et le temps alloué aux discussions seront recueillis par les responsables des groupes et inscrites automatiquement à votre dossier. Vous devez cependant vous assurer de l’exactitude des informations qui y sont enregistrées.
   
   Pour les groupes de discussion ou de codéveloppement offerts à l’extérieur de l’Ordre, vous devez envoyer votre demande d’autorisation au moins 5 semaines avant le début des rencontres. Pour qu’un groupe soit reconnu, il doit respecter les critères suivants :
   • Au moins 80 % des participants du groupe doivent exercer en gestion des ressources humaines ou en relations industrielles.
   • Le groupe doit se rencontrer au moins 15 heures à l’intérieur d’une période de douze mois consécutifs.
   • Les membres du groupe de discussion ou de codéveloppement doivent provenir d’au moins cinq entreprises différentes.
   • Un groupe de discussion doit compter de 10 à 25 personnes inscrites et 50 % de participation à chacune des rencontres.
   • Un groupe de codéveloppement doit compter de 6 à 10 personnes inscrites et 50 % de participation à chacune des rencontres.

   Le CRHA ou CRIA doit annexer les documents suivants à sa demande : plan des rencontres prévues et sujets abordés, notice biographique de l’animateur, titre d’emploi et nom d’entreprise de chaque membre du groupe, calendrier des rencontres et durée des discussions. Un formulaire qui vous aidera à compléter votre demande est disponible à l’adresse suivante www.portailrh.org/formationcontinue/formulaires/grd.pdf. Une fois la demande approuvée par l’Ordre, il vous sera possible de déclarer les heures de cette activité.
   
   Par groupe de discussion, nous entendons des communautés d’apprentissage qui visent l’atteinte d’un objectif commun par l’approfondissement de thèmes liés à la profession. Les apprentissages se construisent à partir du vécu et des savoirs des membres du groupe, renforcés par l’apport d’un animateur.
   
   Les groupes de codéveloppement professionnel se définissent par une approche de formation qui mise sur la contribution des participants et sur les interactions en groupe restreint pour favoriser l’atteinte d’un objectif fondamental : améliorer la pratique professionnelle en discutant de cas vécus dans le quotidien, selon un processus structuré qui en assure l’efficacité.
   
   À noter que les réunions d’équipe, même s’il s’agit d’une équipe spécialisée en gestion des ressources humaines ou en relations industrielles, ne constituent pas de la formation continue.
    

7. Participation à un projet de recherche
   Les heures consacrées à un projet de recherche dans le cadre d’un mémoire de fin d’études de 2e ou 3e cycle universitaire peuvent aussi être attribuées à la formation continue. Le sujet du mémoire doit être directement en lien avec un champ de la profession et la recherche doit être terminée et réussie.
   
   Pour déclarer les heures allouées à la recherche, vous devez vous soumettre à une norme de calcul précise, soit 3 heures pour chaque tranche de 1500 mots. Ainsi, si votre recherche contient 30 000 mots, vous pouvez déclarer 60 heures à titre de participation à un projet de recherche (30 000/1500 X 3).
    
8. Activités d’auto-apprentissage
   Les activités d’auto-apprentissage sont reconnues comme de la formation continue, mais elles sont limitées à 15 heures sur les 60 heures requises pour une période de référence donnée. La lecture d’articles et d'ouvrages spécialisés en gestion des ressources humaines ou en relations industrielles fait partie des activités d’auto-apprentissage. Pour pouvoir comptabiliser ces heures, il faut conserver les références de l’article ou du livre en question en prenant note du temps nécessaire à la lecture complète (titre du livre ou de l’article, nom de la revue, nombre de pages, etc.).
   
   Les entrevues d’expert réalisées par l’Ordre et disponibles dans le site Internet, ou d’autres capsules crédibles sur le Web dont le contenu concerne la gestion des ressources humaines ou les relations industrielles, comptent aussi comme des activités d’auto-apprentissage. Pour ce type d’activité, vous devez inscrire à votre dossier le nom du conférencier, le nom du site où vous avez visionné la capsule et, si possible, l’adresse de la page Internet. Vous devrez également certifier avoir bien suivi les dites activités d’auto-apprentissage.
   
   Si l’activité de lecture concerne un sujet obligatoire (la déontologie), elle comptera dans les activités d’auto-apprentissage.
    
9. Activités de mentorat
   Que vous soyez mentor ou mentoré, les heures attribuées aux rencontres entre ces 2 personnes sont admissibles à titre de formation continue, et ce, pour un maximum de 10 heures par période de référence. Le mentor ou le mentoré n’est pas obligatoirement CRHA ou CRIA. De plus, il ne peut y avoir de relation hiérarchique ni aucune forme de rémunération entre les deux individus.
   
   Toute demande de reconnaissance d’activité de mentorat doit être soumise au moins 5 semaines avant le début du processus et doit être approuvée par l’Ordre pour être reconnue dans la formation continue. Vous trouverez un formulaire à remplir à l’adresse suivante : www.portailrh.org/formationcontinue/formulaires/mentorat.pdf.
   
   Aux fins d’audition, le membre doit conserver le plan détaillé de mentorat avec les objectifs du programme, les différents suivis (plan des rencontres), l’évaluation des résultats ainsi que la notice biographique du mentor et du mentoré.
   
   Mentorat Québec définit le mentorat, le mentor et le mentoré comme suit :
   Le mentorat est une relation interpersonnelle de soutien, d'échanges et d'apprentissage, dans laquelle une personne d'expérience investit sa sagesse acquise et son expertise afin de favoriser le développement d'une autre personne qui a des compétences à acquérir et des objectifs professionnels à atteindre.
   
   Le mentor est une personne d'expérience qui possède l'assurance et la sagesse qui l'incitent à valoriser le transfert de ses acquis à d'autres personnes moins expérimentées. Elle est donc motivée et disposée à offrir ses compétences, ses connaissances et sa vision de la vie à un plus jeune, afin de soutenir ce dernier dans la réalisation de ses objectifs personnels et professionnels.
   
   Le mentoré est une personne en quête d'accomplissement personnel et professionnel, motivée à utiliser les connaissances, les habiletés, les valeurs offertes par un senior, afin que soit facilitée l'atteinte de ses objectifs personnels et professionnels.

Tableau récapitulatif des différents types d’activités reconnues
Activités	Spécifications
Cours de formation	Formation en salle, formation en ligne, webinaire, etc. Aucun minimum ni maximum par période de référence.
Cours offerts par un établissement d’enseignement	De niveau universitaire. Cours terminé et réussi. Soustraire 10 min par heure de cours pour les pauses. Ne pas comptabiliser le temps alloué aux devoirs ni à la préparation au cours. Les périodes d’examen peuvent être comptabilisées. Aucun minimum ni maximum par période de référence.
Colloques, congrès ou conférences	Seules les conférences reliées à la pratique professionnelle peuvent être considérées dans le calcul, et non nécessairement tout le programme d’un colloque ou d’un congrès. Soustraire les périodes de temps prévues pour la visite de salons d’exposants, pour les repas et les pauses. Aucun minimum ni maximum par période de référence.
Préparation et présentation d’une formation ou d’une conférence	Formation conçue au travail pour d’autres employés ou donnée dans le cadre d’un programme de formation offert par un organisme spécialisé en la matière. Conserver la présentation formelle et le plan de cours détaillé. Temps de préparation et de présentation admissible une seule fois par période de référence. Jusqu'à 3 heures de préparation pour chaque heure de présentation. Aucun minimum ni maximum par période de référence.
Rédaction et publication d’articles ou d’ouvrages spécialisés	L’article doit être publié dans une revue reconnue (ou un quotidien) du milieu ou dans un ouvrage publié. Jusqu'à 3 heures de préparation pour chaque tranche de 1500 mots. Jusqu’à 1,5 heure admissible pour un texte de moins de 1500 mots.
Participation à un groupe de discussion ou de codéveloppement	80 % des participants doivent exercer en gestion des ressources humaines ou en relations industrielles. Le groupe doit se rencontrer au moins 15 heures à l’intérieur d’une période de douze mois consécutifs. Les membres doivent provenir d’au moins 5 entreprises différentes. Exclure le temps de préparation aux rencontres, les pauses et les moments de réseautage. De 10 à 25 personnes inscrites à un groupe de discussion et 50 % de participation à chacune des rencontres. De 6 à 10 personnes inscrites à un groupe de codéveloppement et 50 % de participation à chacune des rencontres. Pour les groupes offerts à l’extérieur de l’Ordre, faire autoriser sa demande auparavant (5 semaines avant le début des rencontres) en envoyant toutes les informations requises. Aucun minimum ni maximum par période de référence.
Participation à un projet de recherche	Seulement les projets dans le cadre d’un mémoire de fins d’études de 2e ou 3e cycle universitaire. Recherche terminée et réussie. Jusqu'à 3 heures de préparation pour chaque tranche de 1500 mots.
Activités d’auto-apprentissage	Maximum de 15 heures par période de référence. Ex. : lecture d’articles, d’ouvrages, visionnement de vidéo. Aucune durée minimale.
Activités de mentorat	Maximum de 10 heures par période de référence. Activité admissible pour le mentor et le mentoré. Aucune relation hiérarchique ni rémunération entre les deux individus. Faire autoriser sa demande auparavant (5 semaines avant le début du processus) en envoyant toutes les informations requises.
Activités sur le développement des compétences linguistiques et informatiques	Maximum de 10 heures par période de référence. Ex. : cours de français, d’anglais ou autres langues en lien avec le travail. Ex. : cours sur la suite Office ou logiciels équivalents.

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Le calcul des heures de formation continue

Pour qu’une activité soit reconnue, elle doit durer au moins une heure, sauf pour les activités d’auto-apprentissage. Pour bien calculer les heures admissibles à la formation continue, vous devez calculer la durée entière de l’activité à l’exclusion de toutes les périodes non éducatives comme les repas et les pauses.

Par exemple, si vous suivez une formation sur la gestion de la performance de 9 h à 17 h, incluant une période de dîner d’une heure et deux pauses de 15 minutes, vous devez comptabiliser 6,5 heures de formation continue (soit 8 h – 1 h – ½ h = 6,5 h).

Si la formation dure 6 heures et 20 minutes, sans les périodes non éducatives, vous devez alors arrondir au quart d’heure le plus près. Dans ce cas, vous devez comptabiliser 6 heures et 15 minutes, soit 6,25 heures de formation continue.

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Le cycle de formation continue (période de référence)

Pour tous les CRHA et CRIA inscrits à l’Ordre avant le 1^er août 2012, la première période de référence commence le 1^er avril 2012, date d’entrée en vigueur du programme, pour s’étendre jusqu’au 31 mars 2015. Toute personne qui s’inscrit à l’Ordre après le 1^er août de chaque année doit commencer à accumuler les heures de formation le 1^er avril de l’année qui suit la date de son inscription.

Date d’admission à l’Ordre	Première période de référence
Avant le 1er août 2012	1er avril 2012 au 31 mars 2015
Entre 1er août 2012 et 31 juillet 2013	1er avril 2013 au 31 mars 2016
Entre 1er août 2013 et 31 juillet 2014	1er avril 2014 au 31 mars 2017
Entre 1er août 2014 et 31 juillet 2015	1er avril 2015 au 31 mars 2018

Pour la première période de référence, les activités suivies entre le 1er septembre et le 31 mars 2012 seront reconnues jusqu'à concurrence de 7 heures de développement.

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Comment mettre son dossier à jour

Chaque année, au plus tard le 31 mai, le CRHA ou CRIA doit avoir mis son dossier de formation à jour. Cependant, il lui est fortement conseillé d’actualiser son dossier chaque fois qu’il suit une formation afin de s’assurer de ne rien oublier.

Il n’est pas nécessaire d’envoyer la documentation ni les pièces justificatives. Sur demande de l’Ordre seulement, le membre devra fournir une copie de ces pièces. Il est donc important de conserver les documents à l’appui des heures déclarées pendant une période de 12 mois suivant la fin de la période de référence de trois ans.

Prenons l’exemple d’un CRHA ou CRIA dont la période de référence va du 1^er avril 2012 jusqu’au 31 mars 2015. Il doit soumettre son registre de formation après la première année, qui se termine le 31 mars 2013, au plus tard le 31 mai 2013. Et il doit conserver les documents à l’appui des heures déclarées jusqu’au 31 mars 2016, soit un an après la fin de la période de référence de trois ans.

Votre dossier de formation sera disponible en ligne dès septembre, dans votre dossier membre. Pour y accéder, rendez-vous à l’adresse suivante : www.portailrh.org/dossier.

Les activités préapprouvées ainsi que les informations qui les concernent se trouvent déjà dans le système informatique. À titre de rappel, les activités préapprouvées sont des activités dont le contenu est reconnu par l’Ordre pour la formation continue. Les heures admissibles qui leur correspondent sont déjà définies. Il suffit de sélectionner la formation suivie dans le menu déroulant et toutes les informations s’enregistreront automatiquement dans votre dossier.

Pour ce qui est des activités de formation offertes par l’Ordre, elles seront aussi ajoutées directement dans le dossier informatique du membre qui les aura suivies. Il est toutefois conseillé de toujours valider le contenu de votre registre de formation avant de le soumettre.

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Les cas de dispense

Le membre peut obtenir une dispense dans certains cas. Il doit alors indiquer dans son dossier, les plus tôt possible, le motif justifiant sa demande de dispense et garder, s’il y a lieu, les pièces justificatives.

Une dispense est valable pour une absence d’une durée minimale d’un mois et pour une période maximale d’un an. Elle peut être renouvelée.

Durant la période de dispense, chaque mois équivaut à 1,66 heure de dispense. Par exemple, un membre en congé de maternité pour une période de 8 mois bénéficie d’une dispense de 13,25 heures (8 X 1,66).

Une dispense est acceptée dans les cas suivants :

• Invalidité
  Un membre qui n’est pas en mesure de travailler en raison d’une maladie personnelle ou professionnelle, ou d’un accident, peut demander d’être dispensé de l’obligation de formation continue pour la période d’invalidité. Il doit alors conserver un certificat médical indiquant la période totale d’invalidité aux fins d’audit éventuel.
   
• Congé de maternité, paternité ou parental
  Un membre en congé de maternité, de paternité ou parental bénéficie aussi d’une dispense pour la durée du congé. Il doit conserver les pièces justificatives d’un tel congé dans le cas où il serait audité.
   
• Circonstance exceptionnelle ou cas de force majeure
  Lors d’une circonstance exceptionnelle ou en cas de force majeure, le membre doit présenter, le plus tôt possible, une demande de dispense en expliquant de façon détaillée les raisons justifiant une telle demande. La demande doit être faite directement dans son dossier en ligne. Ne sont pas considérés comme des circonstances exceptionnelles ou des cas de force majeure, les congés sabbatiques, le travail à l'étranger ou les périodes sans emploi.

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L’audition de la documentation

Pour maintenir votre titre professionnel, vous devez suivre le programme de formation continue. Tout au long de la période de référence de trois ans, il est possible qu’une vérification des pièces justificatives des activités de formation déclarées soit effectuée. Rappelez-vous que, même si la période de référence est de trois ans, vous avez l’obligation de soumettre votre dossier avant le 31 mai de chaque année. Il est donc possible que vous soyez audité pour les activités réalisées au cours d’une des trois années de la période de référence. Attention! Si vous avez omis de déclarer une activité dans les délais prescrits, soit avant le 31 mai de chaque année, vous ne pourrez la comptabiliser par la suite.

Les audits sont réalisés de façon aléatoire auprès des membres et peuvent aussi être effectués lors du processus d’inspection professionnelle.

Pièces justificatives

Dans le but de bien vous préparer à un audit éventuel, voici un tableau récapitulatif des documents à conserver pour chaque type d’activité. Ces documents doivent être conservés un an après la fin de la période de référence de trois ans (ex. : jusqu’au 31 mars 2016 pour la période de référence se terminant le 31 mars 2015).

Types d’activités reconnues	Documents à conserver pour audition
Cours de formation	Pour les activités préapprouvées - Attestation de participation Pour les activités non préapprouvées - Attestation de participation - Plan du cours (titre, objectifs, aperçu du contenu, durée, notice biographique du formateur)
Cours offerts par un établissement d’enseignement	- Plan de cours (calendrier des rencontres, sujets abordés, durée) - Relevé de notes attestant de la réussite du cours
Colloques, congrès ou conférences	Pour les activités préapprouvées - Attestation de participation Pour les activités non préapprouvées - Attestation de participation - Résumé des conférences - Durée des conférences - Notice biographique du ou des conférenciers
Préparation et présentation d’une formation ou d’une conférence	- Plan de la formation (titre, objectifs, aperçu du contenu, durée) - Cahier du participant (présentation du contenu)
Rédaction et publication d’articles ou d’ouvrages spécialisés	- Références et exemplaire de l’article publié ou lien Internet - Références de l’ouvrage publié
Participation à un groupe de discussion ou de codéveloppement	Groupes offerts à l’extérieur de l’Ordre : - Plan des discussions (dates de rencontres, sujets abordés, signature des participants présents et leur titre d’emploi, nom de l’employeur, durée des discussions)
Participation à un projet de recherche	- Rapport de recherche terminé, réussi et signé par le professeur responsable
Activités d’auto-apprentissage	- Références des articles ou des ouvrages lus - Références des capsules informatives sur le Web - Toute autre référence selon l’activité choisie
Activités de mentorat	- Plan détaillé de mentorat (les objectifs du programme, les différents suivis (plan des rencontres), l’évaluation des résultats ainsi que la biographie du mentor et du mentoré).

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Procédure en cas de défaut

Le programme de formation continue est obligatoire. Le CRHA ou CRIA doit accumuler 60 heures de formation continue pendant une période donnée. En cas de défaut, les sanctions prévues au règlement seront appliquées. Pour tout renseignement, voir le règlement sur la formation continue à l’adresse suivante : www.portailrh.org/formationcontinue/r1

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Renseignements

Pour tout renseignement complémentaire, veuillez vous référer à la Foire aux questions disponible à l’adresse suivante : www.portailrh.org/formationcontinue/faq ou communiquer avec nous aux coordonnées suivantes :

Téléphone : 514 879-1636, poste 255
Courriel : formationcontinue@portailrh.org

Ordre des conseillers en ressources humaines agréés
1200, av. McGill College, bureau 1400
Montréal (Québec) H3B 4G7
Télécopieur : 514 879-1722
Site web : www.portailrh.org/formationcontinue