La présentation de la politique contre le harcèlement psychologique adoptée par une organisation peut se faire de différentes façons. Par exemple, une telle politique peut être remise aux employés et être commentée lors d'une réunion d'information ou encore être simplement transmise par courrier interne, par courriel ou par la poste. Dans la majorité des cas, les organisations ont toutefois opté pour une diffusion en deux étapes.

Dans un premier temps, les cadres et les gestionnaires ont d'abord reçu une copie de la politique et ils ont par la suite été convoqués à une réunion au cours de laquelle les représentants du service des ressources humaines, préalablement formés, leur ont présenté le contenu et ont répondu à leurs questions. Dans un second temps, ces cadres et ces gestionnaires ont, à leur tour, présenté la politique à leur personnel syndiqué et/ou non syndiqué.

De telles rencontres peuvent durer entre une heure et trois heures, selon l'ampleur de la politique. En général, la réunion débute par un bref résumé de la démarche d'élaboration de la politique. Les points saillants de la politique sont ensuite commentés, souvent à l'aide d'une présentation PowerPoint. On présente notamment: les objectifs visés par la politique, son champ d'application, la définition des termes utilisés, ce qui est attendu des personnes visées, les mécanismes de plaintes mis en place, la protection offerte à ceux qui, de bonne foi, se prévaleront de la politique et les conséquences advenant une violation à la politique. 

L'essentiel dans ce genre d'exercice est de s'assurer que :

• le message soit uniforme (surtout lorsque les rencontres s'échelonnent sur plusieurs jours et sont tenues en plusieurs groupes);
• les personnes visées par la politique en comprennent la teneur;
• elles puissent s'exprimer si elles le désirent; 
• elles sachent à qui s'adresser si elles ont des questions à poser.

Pour éviter les mauvaises surprises, il est important de faire les suivis appropriés, de tenir un registre des présences aux réunions et d'obtenir un accusé de réception de la part des personnes à qui la politique a été distribuée et expliquée. N'oubliez pas non plus d'aviser les employés qui sont absents en raison de congés divers, les nouveaux employés qui se joindront à vous et éventuellement les tiers (par exemple les sous-traitants, les entrepreneurs indépendants, les bénévoles, les clients, etc.) qui devraient savoir que votre environnement de travail doit être exempt de harcèlement psychologique.

Réponse préparée par Me Isabelle Cantin, LL.M., CRHA
20 août 2004

Le présent document est un instrument d'information et de vulgarisation. Son contenu ne saurait en aucune façon être interprété comme un exposé complet du droit ni comme un avis juridique.

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