Mardi 22 mai 2018
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La collaboration entre les RH et une équipe virtuelle

Par Marie-France Émond, CRHA, présidente de Firam Services Conseils RH inc.

Comment puis-je soutenir une équipe virtuellement? Qu’est-ce que je dois faire pour réussir?

Ce sont des questions que je me suis posées et qui m’ont souvent empêchée de dormir, car l’inconnu fait peur.

Notre rôle en ressources humaines est généralement exercé dans un environnement de travail où la proximité de la personne est importante. Des réunions individuelles et d’équipe en personne, ainsi que les appels téléphoniques sont les méthodes privilégiées pour soutenir les gestionnaires et les employés et collaborer avec eux. La transformation du travail par l’introduction des différents médias sociaux et outils technologiques de communication remet en question notre façon de faire.

Trois facteurs clés pour votre réussite

  • La maîtrise des outils de communication;
  • Le jugement des situations qui requièrent une rencontre en personne;
  • La collaboration plutôt que la vérification.

1. La maîtrise des outils de communication

Cela semble simple, mais nous sommes portés à utiliser les outils de communication déjà connus plutôt que de se risquer à en essayer de nouveaux comme Hammer ou Slack. Le conseil que je vous donne : organisez une rencontre en personne avec l’employé qui maîtrise ces outils et posez des questions. Acceptez d’être vulnérable! Certaines entreprises ont leur wiki, une encyclopédie en ligne. Si une telle plateforme existe dans votre organisation, contribuez au contenu RH, demandez d’y inclure une arborescence qui décrit vos informations, programmes et processus RH. Faites rayonner les RH par votre participation accrue au développement et à l’utilisation des outils technologiques!

2. Le jugement des situations qui requièrent une rencontre en personne

Le même principe que la gestion à distance s’applique ici : toutes les situations difficiles demandent une présence en personne, soit celle du gestionnaire, soit la vôtre.

Voici quelques exemples :

  • Congédiement;
  • Mesure disciplinaire;
  • Plainte de harcèlement psychologique ou sexuel;
  • Problème de performance.

L’accueil des employés doit aussi se faire en personne, afin de créer un lien plus tangible et personnel, ce qui facilitera leur intégration et leur rétention. 

3. La collaboration plutôt que la vérification

Globalement, notre rôle est de contribuer à l’atteinte des objectifs d’affaires et de démontrer notre valeur ajoutée. Nous devons alors nous impliquer, faire valoir nos compétences et notre champ d’expertise et maîtriser les priorités de l’équipe que nous soutenons. C’est la même chose avec une équipe virtuelle. Notre rôle n’est pas de lire tous les billets des employés, mais plutôt de créer un intérêt par nos interventions via les différents outils. Par exemple, le lundi matin, pourquoi ne pas demander comment a été la fin de semaine via Slack ou Hammer? Contrairement à ce qui se passe à l’intérieur d’équipes physiquement présentes au bureau, les conversations personnelles sont moins possibles avec les équipes virtuelles. Il faut alors les provoquer.

Pour avoir du succès, voici quelques gestes clés :

  • Susciter l’intérêt de l’auditoire.
  • Avoir un accrocheur lorsqu’on publie.
  • Poser une question pour maintenir l’intérêt.
  • Connaître l’objectif à atteindre.
  • Prendre le téléphone lorsqu’il semble y avoir un malentendu.

Le gestionnaire doit être un communicateur efficace et présent sur toutes les plateformes. Il doit accueillir les nouveaux employés en personne. Un autre point important est de tenir des réunions d’équipe en personne à l’occasion. Des réunions quotidiennes ou hebdomadaires de style SCRUM via le Web (Skype, Hangout, Zoom, Slack, etc.) sont aussi à prioriser. Également, manifester de l’intérêt pour des questions d’ordre personnel lors des réunions hebdomadaires afin de tisser des liens entre les membres de l’équipe.

Il est clair que nous devons changer nos façons de faire et être présents sur les différentes plateformes de communication au même titre que le gestionnaire. Notre participation au succès d’une équipe virtuelle est une nouvelle réalité que nous devons exploiter pour démontrer notre valeur ajoutée et notre crédibilité.

À propos de l’auteure

Présidente de Firam Services Conseils RH inc. Marie-France Émond, CRHA est consultante en ressources humaines et développement organisationnel. Elle se spécialise en planification de la relève, stratégie d’attraction et de rétention, développement des compétences et options de travail flexibles. On peut la joindre par téléphone au 514 557-3935 ou par courriel à mfemond@firamrh.com.

Site Web : http://www.firamrh.com/


Cet article est paru dans la rubrique Coin de l'expert le 16 janvier 2018.

 

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