Samedi 21 octobre 2017
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Gestion et gouvernance des technologies RH et Paie : un bilan est essentiel!

Par Romain Charbonneau, CRIA, directeur, services-conseils, Horizons RH inc.

L'acquisition et le déploiement de technologies RH et Paie demandent des efforts et des investissements considérables. Il n'est pas rare de voir des centaines de milliers, même des millions de dollars engagés en frais de licence et services professionnels pour la mise en place de nouvelles solutions technologiques. Mais que se passe-t-il après le projet? L’organisation a-t-elle les structures et les pratiques de gestion qui assurent  l'exploitation optimale et l'évolution de ses investissements technologiques RH et Paie? De fait, des enjeux de gestion et de gouvernance sont souvent en cause, quand on reproche au nouveau système (déployé avec grand éclat et à grands frais) de ne pas générer le rendement attendu de l'investissement.

Les technologies RH et Paie sont-elles bien gérées?
La grille suivante permettra d’en faire le bilan et de comparer le score de l’organisation selon les cinq échelons définis plus bas. Elle permettra également de poser un diagnostic rapide et d'engager une réflexion constructive avec les parties prenantes (ressources humaines, TI, Finance...) qui supportent ces solutions et en dépendent.

Gestion et gouvernance des technologies RH/Paie : grille d'autodiagnostic
Cote : 0 = Pas du tout, 1 = Un peu/partiellement, 2 = Assez bien, 3 = Parfaitement

#

Dimension

Cote

1

Nous avons une idée précise du parc applicatif (l'ensemble des systèmes) RH et Paie au sein de l'organisation.

 

2

Nous connaissons/suivons le coût annuel (licence et maintenance) du parc applicatif RH et Paie au sein de l'organisation

 

3

Nous avons un budget spécifique pour la maintenance et l'évolution du parc applicatif RH et Paie au sein de l'organisation.

 

4

Le plan stratégique RH tient compte des leviers technologiques RH et Paie, des ressources TIRH/Paie et des budgets TIRH/Paie nécessaires au soutien des initiatives stratégiques de l'organisation.

 

5

Nous avons une stratégie technologique formelle qui prévoit l'évolution et les investissements technologiques RH et Paie pour les 3 à 5 prochaines années.

 

6

Un gestionnaire au sein de l'organisation est clairement responsable de la maintenance et de l'évolution des technologies actuellement en place.

 

7

Un comité de gouvernance permanente est en place. Ses membres se rencontrent régulièrement pour suivre l'évolution et la performance de nos technologies RH et Paie.

 

8

Nos usagers spécialistes maîtrisent les fonctionnalités des technologies actuellement en place.

 

9

Nos usagers occasionnels savent comment accéder aux technologies et exploiter les fonctionnalités pertinentes pour eux.

 

10

Un réseau de superusagers est en place. Ses membres sont bien mobilisés et continuellement tenus informés des changements et de l'évolution des solutions qu'ils supportent.

 

11

Les nouveaux employés RH et Paie (gestionnaires, généralistes et spécialistes) sont formés sur le bon usage et l'exploitation des fonctionnalités RH et Paie pertinentes pour eux.

 

12

Des ressources informationnelles et documentaires sur l'usage des technologies RH et Paie sont tenues à jour et sont disponibles pour tous les types d'usagers.

 

13

Nous nous tenons régulièrement informés des améliorations et mises à jour apportées par nos fournisseurs à nos technologies actuelles.

 

14

Nous récoltons, sur une base régulière, les attentes et besoins des gestionnaires, des généralistes RH et des spécialistes RH/Paie relativement aux technologies qui sont à leur portée.

 

15

Nous suivons l'évolution et les tendances technologiques RH et Paie sur le marché nord-américain.

 

Score total :

 

 

Échelon

Score

Bilan

1

0 à 15 points

Problèmes majeurs de gestion et de gouvernance.

2

16 à 25 points

Améliorations importantes à faire sur plusieurs dimensions.

3

26 à 33 points

Certains bons éléments de gestion et de gouvernance en place, améliorations encore requises.

4

34 à 39 points

Bonne gouvernance et bonnes pratiques de gestion, améliorations ciblées requises.

5

40 à 45 points

Les meilleures pratiques sont déjà en place, il reste à assurer leur maintien.

Les technologies peuvent être des leviers puissants de transformation et d'optimisation des fonctions RH et Paie. Comme pour tout investissement, il faut en assurer le suivi et la gestion continue pour en récolter les fruits. Les 15 énoncés de la grille abordent toutes les dimensions (vigie, planification, structure, rôles, formation, documentation) sur lesquelles les organisations doivent miser pour s'assurer d'en tirer profit.


À propos de l'auteur
Romain Charbonneau, CRIA, M. Sc., est directeur des services-conseils chez Horizons RH inc. Il conseille les plus grandes entreprises canadiennes en matière d’optimisation et de livraison de services RH et d’investissements technologiques RH et paie. On peut le joindre par téléphone au 514 578-3375. Site web : horizonsrh.com


Cet article est paru dans la rubrique Coin de l'expert le 4 novembre 2014.

 

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