Lundi 26 juin 2017
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Que pensent vraiment vos employés?

Par Mark Cécyre, CRHA, directeur principal et associé, Sondages-RH

La méthode la plus répandue pour les organisations de connaître l’opinion de leurs employés est le sondage annuel ou biennal. Les sondages ne devraient jamais être effectués au hasard; le développement, la mise en œuvre et la communication sont cruciaux pour assurer le succès d'un sondage.

Les sondages d'opinion des employés sont utilisés pour diverses raisons, mais surtout comme un moyen de dialoguer avec eux au sujet du milieu et du climat de travail. Ils fournissent une quantité énorme de données à cet égard.

Un avantage du sondage est qu’il offre la possibilité de recevoir de la rétroaction :

  • au niveau organisationnel, en permettant d’identifier les points forts et les faiblesses de l'entreprise et de confirmer si les actions sont alignées sur la mission et les valeurs organisationnelles;
  • au niveau des unités administratives, en donnant aux employés l’occasion de partager leur point de vue sur le climat de travail, leurs relations avec leur supérieur immédiat et avec leurs collègues, l’organisation du travail, etc.;
  • au niveau des individus en permettant d’obtenir de l’information au sujet du développement professionnel, de la qualité du travail et de la reconnaissance.

Réflexion initiale
Avant d’entamer la conception d’un sondage, il faut prendre le temps de s’assurer que les gestionnaires et les employés seront à l’aise avec le processus. La création d'une atmosphère de confidentialité et d'anonymat est essentielle pour assurer la participation souhaitée. Donc, si les employés sentent que leurs réponses peuvent être lues par des membres de l’interne, ils ne seront pas prêts à partager librement les informations recherchées. Il peut donc être sage de faire appel à un tiers pour administrer le sondage. Ce n'est pas parce qu'une entreprise n'est pas capable d’effectuer elle-même le sondage, mais le niveau de participation risque d’être beaucoup plus intéressant et, par le fait même, la validité des données meilleure si la confidentialité est assurée par une tierce partie.

Voici quelques autres raisons pour lesquelles il peut être avantageux de faire appel à une tierce partie.

  • Pour obtenir des points de vue impartiaux : pour des spécialistes externes, il est beaucoup plus facile d’émettre une opinion neutre et franche sur une problématique identifiée par un sondage.
  • Pour économiser du temps précieux : la gestion d’un sondage, de la conception du questionnaire à la compilation des réponses, et la production d’un rapport compréhensible et utile peuvent prendre plus d’une centaine d’heures.
  • Pour avoir accès à des outils de sondage qui ont fait leurs preuves : les firmes sérieuses offrent des outils de sondage qui sont étanches et stables et qui possèdent des fonctionnalités avancées pour produire les rapports, comme le croisement de données et la création de tableaux personnalisés.
  • Pour laisser les spécialistes appliquer leur expertise : cette façon de faire vous permet de vous consacrer à vos domaines d’expertise, optimisant ainsi votre rendement.

Qu’une entreprise confie la gestion de son sondage à un tiers ou qu’elle le gère elle-même, la première règle dans la conception d'un sondage auprès des employés est de n’aborder que les thèmes à l’égard desquels elle est prête à apporter des changements. Il n'y a rien de pire que de demander son opinion à quelqu'un et de l’ignorer ensuite. Ultimement, ça nuirait à la crédibilité du sondage et les employés ne voudraient plus y participer.

Voici quelques autres éléments à prendre en considération lors de la conception d’un sondage auprès des employés :

  • la longueur : il y a un équilibre délicat entre « juste assez » et « trop »; l’entreprise est à la recherche de renseignements précieux. Il faut que la longueur du sondage soit gérable;
  • les commentaires : permettre aux employés d’inclure des commentaires laisse la chance à ceux qui le souhaitent de donner des détails qui peuvent parfois être très précieux;
  • les questions : il ne faut pas créer un parti pris ou inclure des questions suggestives, ce qui enlèverait toute crédibilité au sondage.

Communication des résultats
Une fois le sondage effectué et le rapport complété, l’étape la plus importante du processus débute, soit la communication des résultats aux employés. Ne pas le faire enlèverait tout son sens au sondage et il deviendrait impossible d’obtenir la participation des employés quand on voudrait les sonder de nouveau. La communication des résultats doit être faite en temps opportun à l'ensemble du personnel. Il y a plusieurs façons de communiquer les résultats : à l’ensemble des employés, lors de réunions de service ou une combinaison des deux méthodes.

  1. Réunir l’ensemble des employés est un moyen efficace de communiquer les résultats. Certaines entreprises ont déjà une réunion annuelle du personnel ou des regroupements réguliers prévus. L'inconvénient peut être d’essayer de créer un dialogue lorsque c'est une grande réunion.
  2. Les réunions de service sont idéales du point de vue de la planification, puisque la plupart des services en tiennent régulièrement. C'est aussi un plus petit rassemblement qui donne un niveau de discussion différent. Cela peut être une réunion difficile pour les gestionnaires. On voit souvent des gestionnaires en panique parce qu’ils ont peur que les employés se liguent contre eux au cours d'une réunion de service. Préparer les gestionnaires à un dialogue ouvert et à une rétroaction constructive au sujet des résultats du sondage est important pour le succès de cette rencontre.
  3. Une combinaison des deux méthodes est souvent la meilleure approche. Chacune a son propre ordre du jour. La conversation devient plus détaillée et moins formelle lorsqu’elle passe d'une grande rencontre de tous les employés à petite réunion de service. Ceci peut conduire finalement à des entretiens individuels entre les gestionnaires et les employés. C'est là que se produit réellement l'occasion de créer de l'engagement.

Les sondages d'opinion des employés sont un moyen précieux pour prendre le pouls de l’organisation. Et ils offrent des informations précieuses. Mais ce sont les rencontres et les conversations qui suivent le sondage qui fournissent la base d’une amélioration du milieu de travail et les éléments essentiels à l'engagement des employés.

Lisez la suite de cet article : Les employés ont été sondés... et puis après?

À propos de l’auteur
Mark Cécyre, CRHA est directeur principal et associé de Sondages-RH, une firme spécialisée en sondages web personnalisés aux besoins des entreprises. On peut le joindre par courriel [markc@sondagesrh.ca] et par téléphone [514 935-2210].
Site internet : www.sondagesrh.ca


Cet article est paru dans la rubrique Coin de l'expert le 18 mars 2014.
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