Agent(e) de soutien administratif, classe principale
Entreprise :
Cégep Marie-Victorin
Lieu :
Montréal
Catégorie professionnelle :
Adjoint / Secrétaire / Commis RH (postes destinés aux non-membres)
Expérience :
6 ans
Type d'emploi :
Temps plein
Durée d'emploi :
Contractuel / durée : 7 mois
Salaire :
22,34 $ - 25,97 $ par heure
Secteur d'activité :
Éducation

Type d’emploi : Projet spécifique (5 jours/semaine), en vertu de la clause 5-1.13
Supérieur hiérarchique : Gilles Perron, directeur des ressources humaines et secrétaire général
Supérieur immédiat : Claudia Hérard, gestionnaire administrative
Direction : Direction des ressources humaines

Description de l’emploi :

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné.

EElle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

Attributions caractéristiques

La personne de cette classe d’emploi coordonne les travaux administratifs d’un secteur d’activités donné; elle initie au travail les nouvelles personnes, voit à la distribution du travail et donne son avis sur la qualité des travaux effectués. Elle collabore à la préparation de l’échéancier des travaux et en assure la réalisation.

Elle effectue des tâches spécialisées, recueille et sélectionne les données et prépare une synthèse des dossiers complexes. Lorsque de nouvelles procédures sont établies, elle les applique ou les fait appliquer par le personnel concerné.

Elle voit à obtenir les informations nécessaires auprès des usagers et des entreprises qui fournissent le matériel, saisit les données dans des contrats et procède à la facturation.

Dans l’exercice de ses fonctions, elle formule des suggestions au personnel des niveaux technique, professionnel ou de gestion afin d’améliorer le déroulement des activités dont elle est responsable.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

De façon plus spécifique, la personne :

  • effectue l’entrée de données pour le personnel enseignant, le personnel de soutien et professionnel non syndiqué et en vérifie l’exactitude en vue de l’émission des contrats d’engagement et des changements reliés à la charge d’enseignement, à l’expérience, à la scolarité, à l’avancement d’échelon, au salaire, etc., tout en respectant les affectations budgétaires, et ce, en conformité avec les conditions de travail en vigueur;
  • collabore avec la directrice adjointe des études à la confection de la synthèse des engagements du personnel enseignant non permanent et aux suivis en vue de la production des contrats d’engagement;
  • participe au calcul et aux suivis des corrections et des enregistrements des banques de congé de maladie tout en respectant les affectations budgétaires;
  • s’assure du suivi des contrats, des réquisitions de paiement et de la suppléance, procède aux différents ajustements sur la paie et émet les bordereaux d’ajustement de salaire lorsque requis;
  • effectue la production des relevés d’emploi pour le personnel enseignant, chargé de cours et le personnel non syndiqué;
  • assure le traitement du paiement des congés fériés du personnel non syndiqué;
  • assure le processus d’adhésion aux régimes d’assurance collective du personnel enseignant et la codification des primes dans le système de paie;
  • effectue les inscriptions et les opérations pour la gestion de la sécurité d’emploi du personnel enseignant dans le progiciel GSEC du MEES et effectue le suivi des dossiers des enseignants mis en disponibilité;
  • s’assure de la production des listes de priorités des enseignants et des chargés de cours, en collaboration avec le technicien en administration et les coordonnatrices.

De plus, la personne :

  • coordonne les affichages de l’enseignement régulier et de la Formation continue et assure les suivis des concours et des candidatures reçues auprès des personnes concernées;
  • prépare et achemine les dossiers de scolarité du personnel enseignant à la Fédération des cégeps pour l’évaluation de scolarité et en assure le suivi;
  • coordonne le processus de dotation du personnel enseignant, en collaboration avec les coordonnatrice : assure le suivi dans le système de gestion des candidatures Manitou et s’occupe de la gestion des accès de ce système de gestion;
  • reçoit les demandes de perfectionnement du personnel enseignant, s’assure d’obtenir toutes les pièces pertinentes nécessaires, prépare les listes pour les rencontres du comité de perfectionnement, assure le suivi des demandes ainsi que les suivis budgétaires qui en découlent; procède aux remboursements sur la paie et émet les ajustements de salaire; procède aux entrées relativement à la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (FDRCMO), émet les listes et assure le suivi tout au long de l’année;
  • remplit, au niveau des dossiers de Retraite Québec pour le personnel enseignant, les formulaires pour les rachats de service et les demandes de rente de retraite et fait le suivi des états de participation, des travaux reliés aux cotisations des années antérieures et assure la correspondance nécessaire;
  • s’assure de la production annuelle des listes d’information du personnel enseignant et coordonne la production de l’outil de planification des effectifs « enseignants »;
  • effectue les opérations en vue de l’acquisition de la permanence (liste, statuts, sécurité d’emploi, lettres, etc.);
  • participe au processus de vérifications financières (SPOC, dossiers sociaux pour le rapport financier annuel (RFA), provisions salariales : assurance traitement, banques de congé de maladie, etc.);
  • participe au processus et au suivi du programme d’accès à l’égalité à l’emploi;
  • tient à jour le procédurier des différentes opérations et tâches inhérentes à sa fonction;
  • effectue le classement inhérent à ses dossiers et participe à l’archivage des dossiers de la Direction des ressources humaines;
  • au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

Scolarité et expérience

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente en ressources humaines ou en traitement de la paie.

Exigences particulières

  • Très bonnes aptitudes interpersonnelles et de communication;
  • Orientation client très développée;
  • Très bonne capacité à travailler en équipe, à gérer plusieurs dossiers à la fois et à déterminer les priorités dans les délais prescrits;
  • Très bonnes aptitudes pour l’analyse, souci du détail, jugement et capacité d’anticipation;
  • Capacité à compléter simultanément des tâches diverses alliant autonomie, initiative et dynamisme, tout en étant capable de faire face aux imprévus avec tact et rigueur;
  • Connaissances pratiques relatives au secteur d’activités des ressources humaines et en traitement de la paie;
  • Très bonne connaissance des logiciels de la suite Office de Microsoft (Excel, Word);
  • Très bonne connaissance de la langue française (parlée et écrite) (réussir le test de français de niveau II);
  • Capacité à utiliser convenablement les logiciels CLARA Rh.Paie et Manitou dotation, et ce, après avoir reçu un perfectionnement si cela s’avère nécessaire.

Connaissances sujettes à évaluation par le biais de tests et d’entrevue

  • Tests d’habiletés (théoriques ou pratiques)
  • Test de français (niveau II)
  • Test de rédaction
  • Test de Word
  • Test d’Excel

Salaire

  • Minimum : 22,34 $
  • Maximum : 25,97 $

Lieu de travail : 7000 Marie-Victorin, Montréal (Québec) H1G 2J6, Canada

Horaire de travail : Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30

Date prévue d’entrée en fonction : Vers le 3 décembre 2018, jusqu’au 30 juin 2019 avec possibilité de prolongation ou après un préavis de la Direction des ressources humaines.

CONCOURS : 18-19_SAD-18

En vertu de la clause 5-1.13 de la convention collective, faire parvenir votre candidature (lettre de motivation et curriculum vitæ, de préférence dans un seul document), au plus tard le 18 novembre 2018.

Pour postuler :

Si vous visualisez cette offre d’emploi hors de notre site Internet, veuillez postuler à l’adresse www.collegemv.qc.ca, rubrique « Emplois », ou en accédant directement à notre module libre-service d’emploi à postulez.

Seules les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue de sélection seront contactées.

Le Cégep Marie-Victorin applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à s’identifier et à présenter leur candidature. Nos outils de sélection pourraient être adaptés selon les besoins des personnes handicapées.

(L’usage du genre masculin inclut le genre féminin; il n’est utilisé que pour alléger le texte.)

Date d'affichage du poste :  8 novembre 2018